Na maioria das vezes achamos que quanto mais dinheiro for investido, melhor será o evento. Na verdade, o que faz o evento ser bem sucedido é a criatividade investida e o quanto ele vai chamar atenção dos convidados. O orçamento não está necessariamente ligado ao sucesso da sua solenidade. Você precisa fazer um planejamento mais otimizado e organizado possível para obter bons resultados.

Produzir uma cerimonia não é tarefa fácil e se o seu orçamento está apertado parece ainda mais difícil de organizar e produzir um evento de qualidade. Mas, calma! Existem várias alternativas para produzir um evento de sucesso gastando pouco. Por isso, aqui seguem algumas dicas para que você consiga manter a energia e o engajamento dos participantes sem gastar muito.

Tenha claro os objetivos do seu evento para direcionar o investimento

É muito importante na hora de planejar sua cerimônia que você tenha os seus objetivos bem desenhados. Assim você irá conseguir priorizar seus recursos e concentrar seus gastos onde mais importa para conseguir gerar os resultados esperados.

• Primeiramente é essencial definir o motivo pelo qual você estão organizando esta cerimônia: melhorar relacionamento com outras marcas, lançamento de algum produto novo, vendas/promoções, confraternização entre colaboradores;
• Seguindo essa informação, planejar para onde será direcionado o investimento fica mais fácil: decoração, número de convidados, logística, divulgação, marketing, contratação de fornecedores;
• Delimitar orçamento é essencial. Com antecedência, você deve estipular o valor que pode ser investido. O ideal é criar uma planilha para controle de gastos e anotar todos os valores que sairão do caixa;
• Uma bom conselho para que vai organizar um evento, e tem uma verba curta, é fechar parcerias. Independente do objetivo da cerimônia que você vai fazer, com certeza tem marcas e empresas que tenham relação com o assunto que você vai abordar. Por isso, pesquise parceiros disponíveis, e analise um possível interesse deles em trabalhar com você. Essa estratégia pode ser uma oportunidade de aumentar o networking e agregar valor à sua marca.

Gere expectativa de forma criativa

Independentemente do objetivo de seu evento corporativo, criar um ambiente empolgante vai te ajudar a garantir que os seus colaboradores permaneçam entusiasmados e atentos durante toda a apresentação. Experimente fazer isso criando engajamento de forma criativa, mas investindo pouco: faça os participantes interagirem uns com os outros e crie experiências imersivas. Dar exemplos, sorteio, dias de folga, premiações…

• Experiência gastronômica – sabemos que a culinária tem o poder de reunir as pessoas. Portanto investir em um cardápio bom, em um buffet de qualidade, quer dizer dizer que você está um passo a frente de conquistar seu público e, para isso não é necessário um investimento muito alto (ainda mais se você conseguir fechar parceria com um restaurante, talvez);
• Brindes – os brindes tem a missão de fazer com que sua empresa seja lembrada mesmo depois de acabar, até semanas depois. O segredo é pensar em opções divertidas e realmente úteis, além de um material de qualidade e design bonito. Isso vai garantir que o brinde seja valorizado e disputado entre os participantes.
• Sorteios – as pessoas gostam de ganhar presente. Fato! Realizar sorteios é uma estratégia de marketing promocional, com o objetivo de incentivar a interação do público com a sua marca ajudando a fidelizar clientes antigo e conquistar novos. A escolha dos brindes vai variar muito de acordo com o perfil do seu público, é importante escolher presentes que façam sentido para ele e tenham relação com a sua marca/empresa.

Utilize as redes sociais para gerar engajamento

Um evento é representado tanto pelas menções nas redes sociais, quanto no interesse durante as apresentações e indicação a amigos. Aproveite o poder das redes sociais para promovê-lo:

• Criar conta nas redes sociais que tem maior visibilidade atualmente, e que faça sentido com o propósito do seu evento;
• Interajir com seus colaboradores, publique fotos, vídeos e aspas dos palestrantes;

• Incentivar os participantes a publicarem seus próprios conteúdos, para isso crie uma hashtag que evidencia o nome do evento ou da sua empresa;
• A motivação das pessoas para fazer publicações nas redes sociais é o retorno, ser repostado, ganhar likes. Seria interessante passar as postagens dos participantes em um telão, isso melhora a relação com o público e incentiva o uso da hashtag criada.

Contrate a pessoa certa para seu evento

Seja presencial ou online é imprescindível que os palestrantes que irão participar saibam conduzir o público, formatos diferentes requerem que a pessoa contratada saiba como trabalhar o conteúdo e engajar os participantes. Portanto, é muito importante saber escolher o palestrante ideal para seu evento, segue algumas dicas para te ajudar:

• Verificar a experiência do palestrante;
• Verificar a autoridade dele sobre o assunto;
• Analisar a didática do palestrante;
• Analisar sua originalidade.

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