Essa semana será mais curta devido ao feriado e ser produtivo se torna um grande desafio para muitos. As reuniões aumentam, telefonemas e emails são quase impossíveis para darmos conta em poucos dias. Por isso administrar bem o tempo é fundamental para realizarmos nossas tarefas. Para organizar melhor o seu tempo e fazê-lo render mais, basta adotar algumas ações simples, mas eficazes:

1. Tenha um planejamento diário

No dia anterior, faça um planejamento de tudo aquilo que você deve fazer no dia seguinte. Pergunte-se sempre se aquela atividade precisa realmente ser feita naquele determinado dia e se é você quem deve executá-la. Tente programar, também, quanto tempo você gastará para fazer cada tarefa, pois isso impedirá que você agende mais compromissos do que pode cumprir. Saiba pedir ajuda ou demande tarefas para outras pessoas para você não ficar sobrecarregado.

2. Eleja as prioridades

Ao fazer a lista proposta no item anterior, você deve saber o que é, ou não, prioridade. Sempre comece o seu dia por aquilo que é mais importante. Dessa forma, você não corre o risco de deixar para trás algo que deveria ter sido feito. Se as atividades do dia forem enormes e demandarem muitas horas, tente dividi-las em pequenas tarefas, para que você consiga resolver uma parte por vez.

3. Solucione um problema de cada vez

Uma vez estabelecida a lista de prioridades, vá sistematicamente seguindo-a conforme o planejado. Ajustes podem ser realizados, mas, em regra, a disciplina é fundamental.

4. Aprenda a dizer NÃO!

Saiba dizer de forma adequada que não pode ou não pode ser interrompido. Trata-se de um processo de educação mútua. “Muitas vezes, as pessoas nos procuram porque elas pensam que sempre estamos disponíveis. Na medida em que começamos a estabelecer limites, elas passam a respeitar os momentos de disponibilidade ou não”. Por isso, não fique preocupado em dizer não em algumas situações. Isso é fundamental para que você consiga dar conta de todas as tarefas programadas para o dia.

5. Evite distrações

Por mais que você seja organizado, se você não eliminar do seu dia as distrações constantes, não conseguirá administrar bem o seu tempo. Na era do Facebook está cada vez mais difícil deixar de gastar tempo com o que não é essencial. Se você usa esses minutos para arejar um pouco a cabeça, não há problema. Mas compute o tempo que gasta nas atividades para ver se não está exagerando. Existem aplicativos no celular que mostram quanto tempo você passa no celular e quais são os aplicativos mais acessados. Também dê atenção especial ao e-mail. Muitas vezes você gasta o dia todo apenas respondendo mensagens. O ideal é determinar alguns horários para checar a caixa de entrada e avaliar se um telefonema não seria mais prático para resolver uma determinada questão de uma vez só.

6. Insira em seu plano diário, alguns momentos para interrupções

Pare para beber uma água, um café, banheiro ou mesmo esticar o corpo. Hoje em dia, o homeoffice é uma realidade e permitir-se pequenos intervalos para recarregar as energias não fará nenhum mal.

7. Tenha momentos de isolamento

Se tiver que executar uma tarefa que exige muita concentração, procure se isolar para garantir que ninguém vai interrompê-lo. Assim, o seu trabalho renderá muito mais. Nesses momentos, desligue os canais de comunicação e avise os seus colegas de trabalho que você não pode ser interrompido.

8. Fuja do perfeccionismo

Pessoas perfeccionistas tendem a se estressar mais, cobrar mais dos outros, gerar um clima mais desgastante. Assim como o retrabalho, o perfeccionismo atrapalha o fluxo de produtividade. Você deve focar seus esforços para realizar a tarefa de forma satisfatória e não perfeita. Lembre-se sempre de que o perfeccionismo é um sabotador da boa administração do tempo.

9. Reveja sistematicamente os prazos para fazer ajustes, caso necessário

Planos e agenda devem ser revisitados sempre, pois os eventos, compromissos e tarefas vão sendo realizados, novos vão surgindo, outros adiados ou cancelados. Estando permanentemente conectado ao seu plano e agenda, mantendo-o atualizados, a tendência é que o resultado seja muito eficaz.

10. Planeje o seu dia seguinte

Ao final do dia, relacione as tarefas a serem executadas no dia seguinte, definindo uma ordem de prioridade e, se possível, indicando quanto tempo investirá em cada uma.  O ideal é ter uma agenda, podendo ser de papel ou eletrônica. O importante é que você tenha um lugar para anotar tudo o que é preciso ser feito e não pule nenhuma tarefa – nem as mais banais, como responder emails ou almoçar. Com certeza você será mais produtivo.

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